Mediation im Betrieb - die smarte Lösung
In Ihrem Betrieb ist der Rundlauf gebremst, das Betriebsklima nicht optimal?
da kann schnell geholfen werden!
„Konflikte smart lösen mit Mediation im Betrieb!“
Der erste Schritt: Sie suchen sich einen neutralen Dritten von außen, einen Mediator oder eine Mediatorin für Wirtschaft und Betriebe.
Klären Sie in einem kurzen Erstgespräch am Telefon, wie der
Lösungsansatz aussehen könnte und entscheiden Sie, ob er Ihren Vorstellungen entspricht.
Auftragserteilung
Gehen wir nun davon aus, Sie sind von meinem Vorschlag überzeugt, dann vereinbaren wir kurzfristig einen Termin und ich erkläre Ihren Mitarbeitern im Betrieb, dass ich als Mediator die aufgetretenen Probleme gemeinsam mit Geschäftsführung und Mitarbeitern lösen soll.
Die folgenden kurzen Erklärungen sollen auch jegliche Verunsicherung vermeiden und für eine aktive Beteiligung werben.
Die Mitarbeiter einbinden
Als Mediator verhalte ich mich vollkommen neutral gegenüber allen beteiligten Mitarbeitern. Die augenblicklichen Probleme sind mir nur zusammengefasst mitgeteilt worden. Um die Ursachen für den oder die Konflikte greifbar ermitteln zu können, werden Einzelgespräche geführt, um die Punkte zu erfahren, die jeden Einzelnen bewegen. Sofern für gewisse Details keine Weitergabe gewünscht wird, bleiben die Angaben vertraulich, lassen aber die Zusammenhänge besser verstehen.
Konflikterfassung
Die so in kurzen Gesprächen ermittelten Äußerungen aus den unterschiedlichen Perspektiven werden neutral und ohne Bewertung aufbereitet, um dann die Konfliktsituation im Gesamten darstellen zu können. Diese Phase soll die einzelnen Streitpunkte ermitteln, was meist ganz schnell abgeschlossen werden kann. Diese Ergebnisse dienen dann als Basis für die weiteren Schritte.
Konflikt sichtbar machen
Als Externer sind mir die internen Abläufe und Strukturen zunächst fremd. Dies ist insoweit ein Vorteil, dass aus einer Art Helikopter-Perspektive gewisse Besonderheiten mit einem gewissen Abstand besser erkannt werden. Eigenheiten können erheblich zu den Konflikten beigetragen haben, werden jedoch meist durch eine „gewisse Betriebsblindheit“ von den eigenen Mitarbeitern nicht richtig beachtet.
Wie Ihre Produktionsabläufe und die gesamte Verwaltung organisiert sind, ist ein wichtiger Hintergrund, um den geeigneten Lösungsansatz zu finden.
An dieser Stelle wird nun deutlich, warum eine interne Konfliktlösung über einen eigenen Mitarbeiter im Betrieb kaum erfolgreich sein kann. Alle Beteiligte bewegen sich zum großen Teil in fest eingefahrenen Bahnen, da gewisse Abläufe einfach schon immer so sind. Ein „betriebsinterner Mediator“ hätte auch das Problem, dass ihm gegenüber auch bei jedem noch so fairen und gut gemeinten Vorschlag eine Parteilichkeit unterstellt würde. – „Mit dem Einen ist er per Du, mit dem Anderen arbeitet er in der gleichen Abteilung und führt ein freundschaftliches Verhältnis“.
Auch wenn Sie als „Chef“ oder eine andere Führungskraft vermittelnd tätig werden, wird sich die Situation kaum entspannen. Dies wird als Diktat, Druck und versuchte Machtausübung gewertet, dem aber kaum einer direkt zu widersprechen sich traut. Es würde also neues Misstrauen entstehen und somit Öl ins Feuer gießen.
Konfliktaufbereitung neutral von externem Vermittler
Als Vermittler in diesem Konflikt sehe ich jetzt meine Aufgabe, zuerst einmal eine allgemeine Gesprächsbereitschaft zwischen den Konfliktpartnern wieder herzustellen. Sie alle werden nun direkt an die Lösungsfindung eingebunden. Dies klappt umso besser, je mehr die Mitarbeiter ihre genannten Sorgen und Erwartungen hier wieder erkennen können.
Es ist ganz natürlich, dass sich die bisherige Konfrontation erst nach und nach abbauen wird. Hierzu eignet sich gut, dass ich als Moderator den Ablauf soweit leite und dabei abwechselnd mit den einzelnen Mitarbeitern das Gespräch führe. Die Aussagen der Mitarbeiter werden an mich gerichtet, was Wortgefechte zwischen zwei Kontrahenten schon im Ansatz vermeidet. Bei einem direkten Austausch zwischen zwei Konfliktpartnern kann sich sehr schnell durch ein unbedachtes Wort die alte Konfliktsituation wieder entzünden und das ganze Verfahren würde wieder zurückgeschlagen.
Ist diese erste Gesprächsbereitschaft hergestellt, so ist auch der erste Erfolg in der Deeskalation dieses Konflikts erreicht.
Ablauf des Einigungsprozesses
Welche Methoden nun eingesetzt werden sollen, ergibt sich aus den vorliegenden Informationen. Ob Gespräche einzeln oder in Gruppen, als Workshop oder anderweitige Ansätze. Welche Form der Mediation sinnvoll eingesetzt wird ergibt sich in den einzelnen Bereichen aus der Situation. In jedem Fall versuche ich, eine allgemein akzeptable und dauerhafte Lösung in möglichst kurzer Zeit zu erreichen.
Die Betriebsabläufe sollen möglichst nicht beeinträchtigt werden, wobei der Umfang in jedem Fall von den Umständen abhängt. Fühlen sich Ihre Mitarbeiter in die Lösung richtig eingebunden, so liegt es auch in deren eigenem Interesse, möglichst schnell aus der angespannten Lage herauszukommen. Das Wachsen einer Lösung ist wesentlich vom gegenseitigen Vertrauen abhängig.
Die Lösung und der Gewinn für Ihren Betrieb
Ist eine allgemein verträgliche Lösung gefunden, so zeigt sich oft ganz deutlich, dass fehlende Kommunikation zu Missverständnissen führte. Vermutungen und falsche Rückschlüsse können sich im Lauf der Zeit zu einer immer mehr angespannten Situation entwickelt haben. Mit diesen Erfahrungen sollten alle auch dazu angeregt werden, künftig eine offene Kommunikation zu leben, nicht dass sich ein Schwelbrand zu einem Buschbrand entfacht. Klare Absprachen und sofortige Rückfragen, wenn etwas nicht eindeutig verstanden wurde. Auch kleine Neckereien können so problemlos bereinigt werden.
Und warum eine smarte Lösung?
Dieser Lösungsansatz führt schnell und zielgerichtet zur Deeskalation. Nicht Stärke und Sturheit führen weiter, vielmehr gegenseitiger Respekt und Achtung. Auch unterschiedliche Ansichten können zum gemeinsamen Ziel führen. Das gemeinsame Ziel wird vom Betrieb vorgegeben und muss für alle in die selbe Richtung führen. Das Wir-Gefühl gibt Sicherheit für jeden. Zusammen sind wir stark. Mediation im Betrieb ist eine ganzheitliche Lösung auf eine gute Zukunft angelegt.
Nicht jeder Streit kann vor Gericht ausgetragen werden. Nicht jedes Problem kann mit einem Mitarbeiterwechsel enden. Hierzu fehlen die Zeit und das Geld und das Kollegen-Team wird unnötig verunsichert. Jeder Mitarbeiterwechsel bringt Produktionslücken, hohe Kosten für Gericht und Anwälte, ggf. Abfindungen und neuen Einarbeitungsaufwand für einen Nachfolger, sofern dieser auch gefunden werden kann!
Kein Unternehmen kann sich einen hohen Krankenstand oder überhöhte Mitarbeiterfluktuation auf Dauer erlauben. Nicht nur von der Kostenseite her betrachtet, sondern auch bezüglich der Auswirkungen eines angeschlagenen Images. Ein negativer Touch ist nur sehr schwer zu korrigieren! Neue Mitarbeiter finden wird dann zum Problem.
Tragen Sie also besser die Kosten für ein Honorar nach anfallender Stundenzahl und bereinigen Sie den aktuellen Konflikt. Nutzen Sie zusätzlich die positiven Auswirkungen, die sich während dieser Konfliktaufbereitung bei den übrigen Kollegen zeigen dürften. Optimieren Sie die erkannten Schwachstellen in Ihrem Betrieb und nutzen Sie diese Einsparungen für Verbesserungen, die dem Betrieb und der Belegschaft zu Gute kommen. Schon kleinere Maßnahmen lassen das Wir-Gefühl der Mitarbeiter beleben.
Mein Tipp! Wirkt die Stimmung im Betrieb getrübt, bahnen sich einzelne Konflikte an?
Gehen Sie eine Lösung rechtzeitig an! Je früher, desto leichter zu lösen.
Können Sie die Lage nicht eindeutig einschätzen? – dann sehen Sie hier die 9 Punkte zum gesunden Betriebsklima.
Finden Sie Ihre Lösung! Treten Sie einfach unverbindlich mit mir in Kontakt.
Anwendungen des Konfliktmanagements in Unternehmen
Wirtschaftsmediation
Konflikte können neben Problemen auch konstruktives Potential bieten. Im Prozess des Konfliktmanagements im Unternehmen können beide Parteien bei der gemeinsamen Lösung des Problems neue Einsichten und Erkenntnisse gewinnen. Der Mediator tritt als unparteiischer Dritter auf und kann so durch seine neutrale Sichtweise Problempunkte beider Seiten erkennen. Dies kann dem jeweiligen Konfliktpartner die Betrachtung aus Sicht des Gegners ermöglichen. Das Ermitteln der gesamten Situation und der Schlüsselpunkte durch den Wirtschaftsmediator kann so eine schnelle und kostengünstige Lösung des Konflikts aufzeigen. Mediation im Betrieb versucht alle Verbindungen zwischen Geschäftsleitung und Mitarbeitern in einen ausgeglichenen Zustand zu bringen. Ein gutes Betriebsklima ist entscheidend für das gegenseitige Verständnis. Aus kleinen Störungen können sich Brandherde entwickeln, die sich lähmend auf die ganze Belegschaft ausdehnen können. Die Verbesserung des Betriebsklimas muss stets im Blick gehalten werden. Vertrauliche Gespräche können dabei helfen, unausgesprochene Belastungen, Ängste und Sorgen zu erkennen, die mit einer offenen Aussprache leicht abgebaut werden können. Ein stimmendes Wir-Gefühl ist die beste Basis für das Zusammenarbeiten von Betrieb und Mitarbeitern.
Strukturierung von betrieblichen Abläufen
Der Wirtschaftsmediator analysiert und optimiert Unternehmensprozesse und versucht so Konflikte zu vermeiden oder zu lösen. Konfliktlösungen können in verschiedensten Unternehmensprozessen entwickelt werden: Beispielsweise im Zeit- und Qualitätsmanagement oder bei internen Organisations-Abläufen. Seine Feststellungen dienen der Geschäftsleitung als Ansatz für Optimierungs-Maßnahmen.
Der neutrale Standpunkt des Mediators ermöglicht eine unabhängige Bewertung von Prozessen und Abläufen mit Konfliktpotential und bietet eine Sichtweise ohne "Betriebsblindheit". Das Ermitteln der Meinung der einzelnen Mitarbeiter und die Verarbeitung zu einem aussagekräftigen Gesamtbild bringt neutralen Input für die betriebsinterne Umsetzung.
der Betriebsklima-Check als Analyse-Tool
Wenn Konflikte in Unternehmen entstehen, können diese oft langwierige und kostspielige Prozesse zur Schlichtung mit sich bringen. Es bietet sich an, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.
Der Betriebsklima-Check ist eine neutrale Erfassung des Arbeitsklimas im Unternehmen mit geringem Kostenaufwand und ohne nennenswerte Beeinträchtigung der internen Betriebsabläufe.
In Einzelgesprächen zwischen Mitarbeitern und einem neutralen Dritten werden durch Fragen nach Erreichbarkeit der Firma, Arbeitszeiten, Raumklima, Ausstattung, kollegiale Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Kollegen oder Perspektiven mögliche Konfliktpotentiale herausgearbeitet und festgehalten. Ängste und Sorgen über Themen wie z.B. Arbeit 4.0, Industrie 4.0, KI Künstliche Intelligenz und möglich Folgen zeigen Informationsbedarf auf. Eine Integration von firmenspezifischen Fragen präzisiert das Ergebnis.
Die Analyse wird mit ausführlichen schriftlichen Auswertungen der Geschäftsführung als Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Grafische Tabellen ermöglichen eine Schnellübersicht. Lösungsansätze werden mit empfohlenen Dringlichkeitsstufen für eine schnelle Verbesserung geliefert.
So ist der Betriebsklima-Check ein einzigartiges Präzisionsinstrument mit großer Effektivität!
Praxisbeispiele
Bereits vor meiner Tätigkeit als Mediator konnte ich in meiner über 40-jährigen Karriere als Vermittler Erfahrungen in Streitfällen von Versicherungen und Finanzdienstleistungen sammeln. Durch diese Berufserfahrung und meine Kompetenzen im Versicherungsrecht konnte ich bereits viele Einblicke in Unternehmen, Betriebsstrukturen und Mitarbeiterverhältnissen analysieren und lösen.
Seit 2010 übe ich meine Tätigkeit als Mediator mit Schwerpunkt Wirtschaftsmediation, Konfliktmanagement und Vermittlung in besonderen Fällen aus.
- Die CHEF-ETAGE: Spannungen in der Geschäftsführung nehmen zu
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Der Geschäftsführer (GF) möchte möglichst offen zu seinen Mitarbeitern sein und lässt diese deshalb ihre Einsatz- und Urlaubspläne eigenständig untereinander aushandeln. Reklamationen einzelner Mitarbeiter lässt er von denen "an der Basis eigenverantwortlich selbst lösen". Anordnungen des GF werden zur Kenntnis genommen aber meist ändert sich bei den Arbeitsabläufen nur sehr wenig. Die Rückendeckung des GF gegenüber der Geschäftsleitung bei Problemen verunsichert die Mitarbeiter merklich. Die Geschäftsleitung beauftragt einen Mediator, einen Lösungsansatz vorzuschlagen.
Mehrere Gruppen- und Einzelgespräche zeigen schnell auf, dass die Führungskompetenz des GF durch seine übertriebene Kollegialität und Eigenständigkeit seiner Mitarbeiter die Führungskompetenz vermissen lassen. In zwei Einzelgesprächen zwischen GF und Mediator werden die Probleme herausgearbeitet und der GF kann dann bei der nachfolgenden Mediation neue Akzente setzten, die bisher wohl etwas vernachlässigt worden waren. Die "neue Richtung" gibt allen den Impuls für ein neues Miteinander und stärkt den Team-Gedanken. - Probleme dezent erfassen, Schwachstellen ausbessern und gemeinsam ohne Gesichtsverlust Einzelner eine Perspektive gestalten! Geringer Aufwand, kein Streit, keine rechtliche Schritte und es funktioniert!
- Die CHEF-ETAGE: Inhaber und GF, ein Kaufm. Leiter, ein Techn. Leiter
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Der Inhaber versucht seine neue Idee möglichst kurzfristig in die laufende Produktion einzubinden. Er ist von seiner "Erfindung" so angetan, dass er nur noch in Mega-Umsätzen und Patentrechten denkt, ohne die üblichen Kalkulationen und Planungen mit dem Fachpersonal in Ruhe zu prüfen. Schließlich ist er ja der Chef und für das Risiko selbst verantwortlich, wie er erklärt. "Das ist der Renner und meine Chance"! Es finden verschiedene kurze Gespräche mit den Abteilungsleitern statt, was aber für eine spürbare Verwirrung im Betrieb sorgt. Die beiden angestellten Manager sind sich einig, dass hier eine Euphorie zu einem Crash führen kann, bei dem ausserdem beide in die Verantwortung gezogen würden.
Bei den bisherigen Vorgängen waren sie immer in die Planungen involviert gewesen, jedoch nicht hier. Vorsichtige Äußerungen gegenüber der Realisierbarkeit der angedeuteten Planungen veranlassen den Chef dazu, zu vermuten, dass es sich hier wohl um eine "Meuterei auf der Bounty" handelt! Die frostige Atmosphäre hält über viele Wochen an. Gesprochen wird nur noch das, was unbedingt sein muss. Allen fehlt der Mut für eine Klärung. Der Inhaber selbst nimmt dann Kontakt mit einem Mediator auf und ist dabei besonders am Thema Betriebsklima interessiert. Er stellt einige allgemeine Fragen, die aber nur die Führungsebene betreffen. Der Vorschlag einen kurzen Betriebs-Check mal sicherheitshalber mit maximal 10 Stunden und möglichst "ohne Staub aufzuwirbeln" wird gerne angenommen. Die Zusammenfassung der Ergebnisse der vertraulichen Einzelgespräche der drei Manager, ohne auf Einzelmeinungen direkt einzugehen, ergab eine Aussprache und Zielrichtung. Das "Wunderprodukt" ist weiterhin auf der Planungsliste, wird jedoch erst später in Angriff genommen, nachdem neue Marktkenntnisse vorliegen. - Die Weihnachtsfeier fiel in diesem Jahr etwas großzügiger aus!
- VERHANDLUNGEN: Einschaltung eines Verhandlungsführers per Telefon
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Ein Unternehmen führt seit Jahren spezielle Events durch und erlebt mehrfach und erneut Pannen, die die Veranstaltungen entweder kurz vor dem Termin oder beim Termin selbst verhindern. Die Serie reisst nicht ab und die enthusiastisch motivierten Teilnehmer nehmen die Pannen mit einer gewissen Sportlichkeit hin. Die Freude auf den nächsten Termin lässt dies zu! - Die Zusage der Übernahme von Anreise- und Hotelkosten und manchmal auch ein Upgrade auf eine bessere Leistung lässt Monate vergehen, bis die Reklamationen der Betroffenen zunehmen. Anfangs werden Telefonanfragen mit guter Begründung und Terminverlegung erledigt. Als dann Email-Anfragen nicht mehr beantwortet werden und der Anrufbeantworter einfach selbst keine Rückrufe erledigen kann wird der Druck von vielen Partnern immer massiver.
Der Inhaber schaltet einen Mediator ein und erklärt die Pech-und Pleitenserie in der Technik, hauptsächlich durch Inkompetenz beim technischen Fachpersonal verursacht. Sein Angebot den Ausgleich nun mit der nächsten Saison bewerkstelligen zu können ist eine nachvollziehbare, zeitversetzte Lösungsmöglichkeit, die sich von neutraler Stelle aus besser erklären lässt als durch Inhaber und Mitarbeiter des betroffenen Veranstalters. Die durchgeführte Telefonaktion in Deutschland, der Schweiz und einigen Ländern bis nach Canada ergab ein sehr positives Ergebnis! Es wurden neue schriftliche Absprachen zwischen dem säumigen Event-Veranstalter und seinen mit viel Geduld wartenden Veranstaltungsteilnehmern über diesen Weg der sog. Shuttle-Mediation geschlossen, so dass der Engpass durch die vereinbarte Verzögerung zu meistern gewesen wäre. Diese spontane Aktion über knapp vier Wochen hatte weit über 100 Partnern Zuversicht gegeben, eine mögliche Insolvenz zu vermeiden und so ein gutes Ende für alle Beteiligte zu ermöglichen. Der Antrag auf ein Insolvenzverfahren durch einen Sozialversicherungsträger beendete dann diese Situation abrupt.